Ao escutar a palavra estoque o que vem a sua mente? Bom, muitos respondem a esta pergunta dizendo que sempre relacionam armazenagem a “desafio”, o que é normal, pois lidar com este processo realmente envolve equilibrar vários fatores e, quem está inserido no mundo logístico, reconhece tal necessidade.
Um dos aspectos que compõe a base do armazenamento eficaz é o controle de estoque, tal fator exerce influência direta no bom andamento da atividade, ou seja, uma vez que esteja bem alinhado pode promover a redução nos custos de armazenagem da empresa, agora, se não houver um bom planejamento e gestão, pode representar perda financeira e prejudicar a operação ao ponto de afetar o cliente final.
A brclog atua no mercado há 18 anos e compreende o impacto que o estoque pode causar em um processo e é, justamente por isso, que estamos compartilhando este conteúdo. Nosso objetivo é que você possa conhecer alguns detalhes sobre os custos de armazenagem e que desfrute das nossas dicas para conseguir vantagem competitiva nesse âmbito.
Então, nos acompanhe nesta leitura e, se tiver qualquer dúvida, é só procurar a nossa equipe, estamos a disposição para te ajudar.
Os principais custos de armazenagem
Afinal, o que significa o termo custo de armazenagem? De maneira prática: são todos os gastos que estão envolvidos para armazenar os produtos por um determinado período, algo que pode ser bastante amplo, pois vai além dos custos do estoque em si, está relacionado também o custo em relação ao recebimento, movimentação e expedição, desde o instante em que a matéria prima entra no estoque até o momento em que acontece a venda.
Agora, vamos falar sobre alguns detalhes a respeito dos principais custos de armazenagem, que são:
– Estrutura
No caso em que a sua empresa possua um espaço próprio é necessário considerar os custos estruturais, como: água, luz, internet, manutenção e seguro. E se o local for alugado? Bom, os custos mencionados são contabilizados da mesma forma e além disso existe também a despesa da locação.
Suponhamos que você esteja em dúvida sobre adquirir um local ou iniciar uma parceria, nesta situação recomendamos que faça uma pesquisa detalhada e analise os prós e contras para a sua operação. A brclog pode te ajudar com isso, inclusive, em nosso site é possível conhecer os detalhes da infraestrutura que oferecemos aos clientes que precisam armazenar seus produtos de forma prática e segura.
– Manutenção
O fator “depreciação” também é considerado um dos principais custos de armazenagem e, muitas vezes, acaba sendo esquecido. Todos os equipamentos que fazem parte da operação precisam de revisão e manutenção, se este custo não for previsto no planejamento financeiro pode impactar negativamente a estratégia da sua empresa. Por isso, é essencial conhecer a vida útil dos equipamentos e programar manutenções preventivas periódicas.
– Mão de obra
Para que uma operação seja eficiente é necessário a presença de uma equipe à frente dos processos, o que envolve custos, como o salário dos colaboradores, benefícios e direitos, além de casos pontuais como uma contratação temporária e despesas para realizar treinamentos.
– Materiais
Uma embalagem adequada garante a conservação do produto até ser entregue ao cliente final, além disso, permite também que a empresa transmita a sua identidade visual. Naturalmente isso envolve custos que devem ser contabilizados. Outros itens também entram nessa conta, como o mobiliário (prateleiras e mesas) e paletes.
– Tecnologia
A tecnologia está presente em praticamente todas as áreas da sociedade e dos negócios, então, não é diferente no mundo logístico. No que se diz respeito ao armazém, é necessário garantir a automatização e gerenciar processos, algo que também pode ser feito por meio de sistemas WMS (Warehouse Management System), que ajudam a manter a eficácia durante a estocagem e expedição das mercadorias, oferecendo layouts mais estratégicos e redução na espera e tempo de armazenagem.
– Transporte
O fator transporte funciona da mesma forma que a estrutura. Se os veículos são próprios, os custos envolvem o abastecimento e manutenção dos veículos, além do pagamento de multas e pedágios. Caso haja a contratação de terceiros, também existe o custo do serviço que foi prestado.
Qual é a importância do estoque na operação logística?
Podemos dizer que o estoque é um dos processos que faz parte do alicerce para o bom andamento de uma operação. Isso acontece porque ele está diretamente conectado com o setor de compras, vendas e logística, que são apenas alguns dos exemplos que podem ser citados.
Sendo assim, fica claro que a armazenagem de produtos pode promover vantagem ou prejuízo para sua empresa. É justamente por isso, que é vital utilizar todas as ferramentas disponíveis para garantir uma gestão de estoque eficaz.
10 Dicas para Reduzir e Controlar o Estoque
Vamos as 10 melhores recomendações!
1. Registre todas as entradas e saídas em um sistema informatizado
Realizar o registro do estoque em uma planilha pode ser um convite ao erro humano, além de gerar grandes problemas na sua operação. Por isso, nossa primeira recomendação é que se utilize um sistema informatizado e o alimente com todos os detalhes a respeito dos produtos. Hoje, existem várias ferramentas específicas para gestão de estoque, que contam com diversas funcionalidades para minimizar as falhas durante o processo.
Para atingir essa etapa, a brclog conta com um sistema robusto que permite a armazenagem por FEFO (First Expires, First Out), FIFO (First in, First out) e LIFO (Last in, First out). Além de possibilitar a integração entre suprimentos, produção e distribuição, o sistema WMS faz o bloqueio dos itens com o prazo de validade próximo, e assim gera relatórios gerenciais de status em todas as fases do material armazenado, proporcionando ao gestor de materiais ferramentas adequadas para gestão da política de estoques. Conheça mais a respeito dessa solução clicando aqui.
Vale ressaltar que para que tal processo flua totalmente. A brclog também possui uma área de TI especializada, o que faz toda diferença nesse novo cenário tecnológico.
2. Compre na medida certa e trabalhe com o estoque reduzido
Um estoque reduzido é muito mais fácil de ser controlado e isso pode acontecer através da aplicação do método “sistema puxado” ou “pull”, onde a demanda “puxa” a linha de produção. Nesta visão, o setor produtivo inicia a compra de matéria-prima apenas quando há pedidos pelo produto final.
É verdade que em algumas situações é preciso fazer um estoque maior, como na preparação de algo sazonal, por exemplo. Por isso, é fundamental que haja comunicação e planejamento alinhado entre os setores envolvidos, pois o objetivo é trabalhar com o estoque reduzido sempre e quando seja possível e viável para a operação da empresa.
3. Padronize as descrições dos produtos no sistema
Estabelecer um padrão dos itens é um aspecto muito importante para evitar as confusões no estoque. Uma maneira de atingir esta meta é utilizando a ficha de controle, que te permite saber o que é o produto sem necessitar ir até o estoque físico, ou seja, quanto mais detalhes, melhor. Naturalmente, a forma mais eficiente de fazer isso é com um sistema informatizado.
4. Automatize parte do controle de estoque
Uma parte do controle de estoque envolve atividades repetitivas, o que toma muito tempo da equipe. A automatização de tais processos ajuda a evitar os erros e agilizar a finalização destas tarefas, o que libera os colaboradores para estarem focados em outras partes do processo que precisam de planejamento e estratégia.
5. Estabeleça inspeções periódicas do estoque
Por mais que todas as outras dicas sejam seguidas à risca, as falhas no processo podem acontecer e, antes de que se tornem problemas reais para a operação, é recomendável estabelecer uma rotina de inspeções periódicas do estoque. Elas podem ser semestrais, mensais e até mesmo diárias, tudo depende do tipo de produto armazenado e os riscos envolvidos, o objetivo é que a rotina de inspeção se encaixe com a necessidade da empresa.
Uma vez que tal atividade esteja estabelecida, além de corrigir os erros, esta vai ser uma oportunidade para investigar o por que as falhas acontecem, logo, será possível aprimorar os processos que levam a elas.
Pensando nisso, a brclog disponibiliza aos seus clientes a sistematização do processo de inventário (cíclicos e anuais), visando a aferição constante da disponibilidade de estoque e oferecendo níveis adequados de OTIF (atendimentos ON TIME IN FULL) no prazo e em sua totalidade como planejado.
6. Tenha um programa de diminuição de perdas
Perder um produto no estoque é uma situação comum mas que pode ser evitada através da criação de um programa de diminuição de perdas. Para isso, é necessário realizar algumas medidas, como:
- Usar um sistema de gestão integrada;
- Acompanhar o volume de compras;
- Receber os produtos com cuidado;
- Se atentar ao prazo de validade;
- Estabelecer regras fixas de gestão de estoque;
- Criar e monitorar indicadores de controle e resultado;
- Realizar um inventário de estoque.
Além dessas ações, é possível incluir outras que estejam de acordo com a necessidade da operação.
7. Valorize a segurança na hora de fechar contratos
Na prática, ter segurança na hora de fechar contratos significa garantir que os produtos que estão sendo vendidos realmente estejam no estoque. Para que isso aconteça, é importante a troca de informações rápidas entre os setores envolvidos (vendas e estoque) e, algo que pode ajudar é a consulta a um software de gestão integrada que, como já mencionado, é uma ferramenta que otimiza a gestão do estoque, logo, ajuda a evitar dores de cabeça também na hora de fechar contratos.
8. Utilize boas práticas de separação
As boas práticas de separação também facilitam a gestão de estoque, por meio delas é possível criar um padrão que atenda a necessidade da operação. Veja alguns dos itens que estão entre os principais:
- Separação por tamanho;
- Separação por similaridade;
- Cuidados para manter a integridade.
9. Previna roubos e desvios
Prevenir roubos e desvios é uma medida crucial para o controle de estoque e também para evitar perdas financeiras. Medidas como realizar a inspeção das cargas durante o recebimento e inserir câmeras no estoque podem ajudar bastante neste sentido.
10. Reabasteça de forma inteligente
Além de realizar um planejamento estratégico para o estoque, outra forma de fazer o reabastecimento inteligente é estudando o comportamento do consumidor, pois assim é possível entender quais produtos têm mais probabilidades de serem vendidos.
Agora que tem um panorama completo, vai ficar mais fácil de reduzir e controlar o estoque da sua empresa. E é claro que não vamos te deixar sozinho nesta missão, a brclog possui as melhores soluções em armazenagem e está pronta para se adaptar ao seu negócio. Procure nossa equipe, conheça mais sobre nossas vantagens, e não se esqueça: #JuntosVamosMaisLonge.
